Los 12 errores más habituales al escribir un e-mail

mailEsta semana he comprado en una tienda online de móviles y he tenido que realizar una devolución porque el producto no funcionaba. Para ello, he enviado un email a la empresa, ya que en la web no aparecía nada del proceso de devolución. Pero ese error grave en una tienda online no es lo que me lleva a escribir este post. El tema es que el empresario cometió un error al enviar el correo y lo que debía ser para uno de sus trabajadores, lo recibió el cliente (o sea, yo).

No es que el correo dijese nada fuera de lo común, pero me hizo pensar que muchas veces nos olvidamos de hacer bien lo más sencillo. Por eso, os muestro una lista de errores comunes que debemos evitar al enviar un correo electrónico, sean dentro de una campaña de email marketing o no.

  1. Evita utilizar tu correo personal para las transacciones de tu empresa.
  2. Si un cliente realiza una consulta a través de email, contéstale sin aprovechar la ocasión para enviar publicidad.
  3. Escribe asuntos correctos, que resuman el contenido del correo, evitando generalidades.
  4. Cuidado con el tamaño y el contenido de los archivos adjuntos. En ocasiones, se envían por error documentos personales.
  5. Preséntate como es debido. No creas que tus clientes te recordarán siempre.
  6. Presta especial atención a los datos del cliente. Escribir mal su nombre o el de su compañía no te aportan muy buena imagen. Por supuesto, también tus datos deben estar escritos correctamente (aunque parezca una obviedad se cometen muchos errores).
  7. Evita los tecnicismos típicos de tu profesión. Si eres demasiado particular en la comunicación puede que el cliente no te entienda.
  8. Cuidado con la ortografía y la gramática: abuso de condicionales, oraciones interminables, excesivo uso de la voz pasiva, abreviaturas, ausencia de acentuación, uso de varias fuentes, etc; son los errores más frecuentes en este sentido.
  9. Evita los emoticonos para emails laborales, dan demasiado desenfado a los textos.
  10. No seas demasiado impaciente con la respuesta. En principio, deja al menos 24 horas para que tu destinatario conteste. Si es urgente, anúncialo en el asunto.
  11. Escribe textos cortos y efectivos, evita dar rodeos y no hagas perder el tiempo a los demás.
  12. Saluda y despídete correctamente. “Chao”, “Besitos”, “Qué pasa” denotan poca profesionalidad.

¿Se te ocurre algún error más? Démosle al e-mail la importancia que todavía tiene y cuéntanos.

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